Положение об Архивном отделе ВО

Утверждено постановлением администрации Воронежской области от 04.12.2008 № 1051
 

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления правительства Воронежской области
от 14.04.2009 № 263) 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Архивный отдел Воронежской области (далее именуется "отдел") является исполнительным органом государственной власти Воронежской области, обеспечивающим на территории Воронежской области разработку и реализацию государственной политики Воронежской области в сфере архивного дела.
    1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя губернатора Воронежской области, курирующего архивную отрасль.
    1.3. В структуре исполнительных органов государственной власти Воронежской области отдел является отраслевым.
    1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, иными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Уставом Воронежской области, законами Воронежской области, указами губернатора Воронежской области, иными правовыми актами органов государственной власти Воронежской области, а также настоящим Положением.
    1.5. Отдел является юридическим лицом, имеет собственные бланки, штампы и печать с изображением герба Воронежской области, имеет самостоятельный баланс и смету, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, выступать истцом, ответчиком, третьим лицом и заинтересованным лицом в судах.
    1.6. Отдел как исполнительный орган государственной власти издает в пределах своей компетенции нормативные правовые акты - приказы, которые являются обязательными для исполнения на территории Воронежской области.
    1.7. За отделом закрепляются служебные помещения и имущество Воронежской области на праве оперативного управления.
    1.8. Положение об отделе утверждается, изменяется постановлением правительства Воронежской области.
    1.9. Адрес места нахождения отдела: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

    2.1. Формирование и содержание Архивного фонда Воронежской области.
    2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области.
    2.3. Координация деятельности архивных учреждений области, обеспечение их функционирования.
    2.4. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции.

III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

    3.1. Государственные функции:
    3.1.1. Организация хранения архивных документов и архивных фондов.
    3.1.2. Ведение государственного учета архивных документов и архивных фондов.
    3.1.3. Контроль выполнения организациями независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела.
    3.1.4. Решение в установленном порядке вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой.
    3.1.5. Установление решением экспертно-проверочной комиссии архивного отдела порядка отнесения документов к составу Архивного фонда области и экспертизы их ценности, определение категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда области, согласование списков источников комплектования архивных учреждений области, решение вопросов об отнесении к составу Архивного фонда области конкретных документов.
    3.1.6. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну.
    3.1.7. Рассмотрение обращений граждан.
    3.1.8. Использование архивных документов и архивных фондов.
    3.2. Государственные услуги:
    3.2.1. Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (проставление апостиля).
    3.2.2. Утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области.
    3.2.3. Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
    3.2.4. Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов.

IV. ПРАВА ОТДЕЛА

    4. Отдел в ходе своей деятельности для осуществления поставленных задач и реализации полномочий по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг в подведомственной сфере деятельности вправе:
    4.1. Учреждать печатные средства массовой информации.
    4.2. Запрашивать и получать:
        – сведения о деятельности от субъектов подведомственной сферы деятельности;
        – справочные и информационные материалы от различных органов и организаций.
    4.3. Пользоваться информационными ресурсами Воронежской области.
    4.4 - 4.7. Исключены. – Постановление правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263.
    4.8. Создавать совещательные и экспертные органы, а также ставить вопрос о создании межведомственных комиссий и советов для государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности.
    4.9. Созывать совещания по проблемам государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности с привлечением руководителей и специалистов исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления области, общественных объединений, хозяйствующих субъектов, расположенных на территории области.
    4.10. Организовывать и проводить конференции, семинары, встречи, выставки, смотры и другие мероприятия, направленные на достижение поставленных целей и реализацию возложенных функций.
    4.11. Принимать участие в совещаниях, а также в работе коллегиальных органов, создаваемых по решению исполнительных органов государственной власти области, по вопросам государственного регулирования в подведомственной сфере деятельности.
    4.12. Вносить предложения по созданию (учреждению), реорганизации и ликвидации государственных учреждений для достижения поставленных целей и реализации возложенных функций.
    4.13. Исключен. – Постановление правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263.
    4.14. Издавать приказы, регулирующие отношения в подведомственной сфере деятельности:
        – о поступлении, прохождении и прекращении гражданской службы;
        – о создании, составе, деятельности совещательных и экспертных органов: коллегии, экспертно-проверочных комиссий, научного совета, методической комиссии и т.п.;
        – об объявлении для исполнения решений коллегии отдела, в том числе по вопросам планирования, отчетности архивных учреждений области, итогам проверок их деятельности и т.д.;
        – о введении в действие и отмене форм планово-отчетной документации архивных учреждений;
        – о проведении паспортизации (государственного учета) документов Архивного фонда Воронежской области независимо от места их хранения;
        – об утверждении положений о госархивах области, должностных инструкций директоров госархивов, проведении аттестации работников госархивов и т.п.;
        – о проведении конференций, семинаров, смотров-конкурсов и других мероприятий;
        – об утверждении штатных расписаний госархивов области;
        – об утверждении перечней свободных цен на основные виды работ (услуг), выполняемых подразделениями госархивов области;
        – о материальном стимулировании деятельности директоров госархивов области (установление надбавок к должностным окладам за работу с секретными документами; за сложность, напряженность, специальный режим работы; за выслугу лет; премирование; оказание материальной помощи);
        – в иных случаях, установленных правовыми актами Российской Федерации и Воронежской области.
    4.15. Организовывать проведение экспертиз проектов целевых программ, касающихся вопросов подведомственной сферы деятельности.
    4.16. Исключен. – Постановление правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263.
    4.17. Осуществлять функции получателя и распорядителя бюджетных средств, предусмотренных на содержание отдела и реализацию возложенных функций.
    4.18. Привлекать в установленном порядке для выполнения возложенных функций научные, образовательные учреждения, отдельных ученых, специалистов органов государственной власти и местного самоуправления области, представителей федеральных органов власти.
    4.19. Выполнять функции государственного заказчика при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в подведомственной сфере деятельности.
    4.20. Владеть, пользоваться на праве оперативного управления закрепленными за отделом служебными помещениями и имуществом.
    4.21 – 4.22. Исключены. – Постановление правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263.
    4.23. Реализовывать в установленном порядке преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда области.
    4.24. Организовывать научно-исследовательскую и информационную деятельность архивных учреждений области, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам.
    4.25. Организовывать внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования, охраны документов, принятие мер по материально-техническому обеспечению госархивов, укреплению и развитию их материальной базы.
    4.26. Изучать, обобщать и распространять передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывать совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывать вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.
    4.27. Исключен. – Постановление правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263.
    4.28. Разрабатывать и представлять в установленном порядке предложения к проекту бюджета области о расходах на содержание архивного отдела и государственных архивов области, обеспечивать их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.
    4.29. Исключен. – Постановление правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263.
    4.30. Содействовать решению вопросов улучшения условий труда работников государственных архивов области, их социальной защиты.

V. ОБЯЗАННОСТИ

    5. Отдел обязан:
    5.1. Выполнять требования законодательства Российской Федерации и Воронежской области, указов губернатора Воронежской области, постановлений и распоряжений правительства Воронежской области.
    5.2. Обеспечивать в пределах своей компетенции реализацию возложенных на отдел функций.
    5.3. Соблюдать требования регламента работы правительства Воронежской области.
    5.4. Отстаивать интересы Воронежской области, губернатора Воронежской области, правительства Воронежской области в органах судебной власти и прокуратуры, а также перед физическими и юридическими лицами, иностранными лицами, их объединениями, субъектами Российской Федерации и органами местного самоуправления.
    5.5. Обеспечивать сохранность служебной и государственной тайны, не допускать разглашение персональных данных физических лиц и иной охраняемой законом информации.
    5.6. Давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
    5.7. Принимать в рамках своей компетенции меры и вносить предложения по улучшению работы отдела, органов государственной власти Воронежской области, укреплению их авторитета.
    5.8. Контролировать и координировать деятельность подведомственных областных государственных учреждений.
    (п. 5.8 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.9. Координировать деятельность субъектов подведомственной сферы деятельности.
    (п. 5.9 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.10. Вносить в судебные органы протоколы о нарушениях норм в подведомственной сфере деятельности.
    (п. 5.10 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.11. Представлять интересы Воронежской области в судах, различных органах и организациях в подведомственной сфере деятельности.
    (п. 5.11 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.12. Организовывать комплектование и определение состава документов, подлежащих приему в архивные учреждения области, обеспечение соблюдения установленного порядка передачи документов в архивные учреждения области.
    (п. 5.12 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.13. Разрабатывать и согласовывать проекты нормативных правовых актов Воронежской области в подведомственной сфере деятельности.
    (п. 5.13 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.14. Давать заключения по проектам нормативных правовых актов и нормативно-технических документов в части вопросов, относящихся к подведомственной сфере деятельности.
    (п. 5.14 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.15. Организовывать работу по контролю за состоянием архивов организаций – источников комплектования, внедрение в деятельность государственных органов и учреждений государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
    (п. 5.15 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.16. Обеспечивать мобилизационную подготовку и мобилизацию архивного отдела, а также подведомственных областных государственных учреждений.
    (п. 5.16 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)
    5.17. Организовывать повышение квалификации работников архивного отдела и подведомственных областных государственных учреждений.
    (п. 5.17 введен постановлением правительства Воронежской области от 14.04.2009 № 263)

VI. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И ФИНАНСОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

    6.1. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему областные государственные учреждения во взаимодействии с:
        – аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Центральном федеральном округе;
        – территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;
        – органами государственной власти Российской Федерации;
        – Высшим советом регионального развития при губернаторе Воронежской области;
        – исполнительными органами государственной власти Воронежской области;
        – органами местного самоуправления муниципальных образований Воронежской области;
        – общественными объединениями;
        – хозяйствующими субъектами, расположенными на территории Воронежской области.
    6.2. Финансирование расходов на содержание отдела осуществляется за счет средств областного бюджета, предусматриваемых на финансирование исполнительных органов государственной власти Воронежской области.
    6.3. Структура и штатное расписание отдела утверждаются постановлением правительства области по представлению руководителя отдела.

VII. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ, ЕГО СТРУКТУРА

    7.1. Руководство отделом осуществляет руководитель отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности губернатором Воронежской области.
    7.2. Руководитель отдела:
    7.2.1. Организует работу отдела в соответствии с возложенными задачами и функциями отдела.
    7.2.2. Представляет губернатору Воронежской области на утверждение постановлением правительства Воронежской области структуру и штатную численность отдела.
    7.2.3. Определяет должностные регламенты сотрудников отдела.
    7.2.4. Подписывает документы от имени отдела, изданные в пределах его компетенции.
    7.2.5. Осуществляет полномочия представителя нанимателя на должности государственной гражданской службы архивного отдела от имени Воронежской области в соответствии с правовым актом губернатора области.
    7.2.6. Вносит предложения по повышению квалификации сотрудников отдела и по вопросам формирования кадрового резерва.
    7.2.7. Решает вопросы командирования сотрудников отдела.
    7.2.8. Участвует в заседаниях правительства Воронежской области, комиссий и др.
    7.2.9. Организует взаимодействие с областной Думой, федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления в пределах компетенции.
    7.2.10. Решает иные вопросы, отнесенные к полномочиям отдела.
    7.3. В случае временного отсутствия руководителя отдела его обязанности исполняются заместителем руководителя отдела в соответствии с его компетенцией.

VIII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛА

    8. Отдел несет ответственность за:
    8.1. Несоблюдение требований законодательства Российской Федерации и Воронежской области по вопросам, находящимся в компетенции отдела.
    8.2. Несвоевременное и некачественное выполнение основных задач и функций, возложенных на отдел.
    8.3. Невыполнение основных показателей деятельности отдела, установленных правовым актом правительства Воронежской области.

IX. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОТДЕЛА

    9.1. Прекращение деятельности отдела производится путем реорганизации или ликвидации в установленном законодательством порядке на основании соответствующего правового акта правительства Воронежской области.
    9.2. При реорганизации или ликвидации отдела увольняемым сотрудникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области.